Tips para organizar mejor los archivos de la oficina

Tips para organizar mejor los archivos de la oficina

Organizar los datos de la oficina puede ser realmente un gran problema cuando ocurren cosas inesperadas, o más bien esperadas pero no calculadas para el momento específico; por ejemplo, si la empresa empieza a crecer en dimensiones que nadie se imaginó que ocurrieran a corto plazo, la organización de los diferentes documentos necesarios para llevar a cabo todas sus operaciones puede volverse un poco complicada.

Si se trata con clientes específicos y es necesario seguir utilizando papel, cosa que al día de hoy es menos común que antes, entonces en definitiva necesitas una organización que no tenga ni un solo bache en su realización, para que el crecimiento de la empresa no se vea frenado en ningún momento por problemas relacionados con tardanza en las operaciones gracias a la dificultad de encontrar los archivos de los clientes o productos.

Tres elementos necesarios para organizar mejor los archivos

Lo principal y que seguramente ya está implementado en tu empresa, pero que vale la pena recalcarlo porque podría empezar por ahí el error, es organizar alfabéticamente todas y cada una de las carpetas y tienes que tomar una decisión concreta al respecto de que será lo que organizar has alfabéticamente, si es el nombre de los clientes o su apellido; nunca organices en base a tus productos, porque siempre será menor la cantidad de productos que la de nombres o apellidos y además de eso, tus clientes podrían pedir varios de tus productos y no solamente uno.

Otra cosa que tienes que tomar muy en cuenta es el almacenamiento físico de las diferentes carpetas y archivos que se guardan, pues este tiene que estar a la mano de todos los que lo utilizan, tiene que ser seguro y de hecho también tiene que ser agradable para formar parte de la ambientación interior de la empresa, como los de Deslibloc para que no sea subconscientemente algo indeseable para los empleados. No hagas que tus empleados vean como un martirio dirigirse hacia la zona de los archivos.

El personal que maneja los archivos también puede considerar que es un martirio acudir a ellos cuando es difícil de encontrar lo que necesitan, por consiguiente asegúrate de que cada carpeta tenga a la vista los datos principales, pues aunque lo alfabético ayuda mucho, pueden existir muchos clientes con los mismos apellidos e incluso con los mismos nombres y que datos tan importantes como el número de expediente, número de identificación y otros parecidos estén sobre la carpeta, ayudará a identificarlos inmediatamente.

Otra forma en la que te servirá mucho organizar tus archivos es enumerando los estantes y gavetas de cada mueble o archivador que utilices, ya que en un listado general de toda la información, puede incluirse también una casilla de en qué lugar está guardado el archivo en cuestión de cada persona.

Éstos son solamente algunos de los principales tips que puedes utilizar para mejorar la gestión de tus archivos físicos, pero hay muchos más de los que puedes echar mano.

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